Quando você vende um produto ou serviço, sendo um vendedor ou um comprador, você entra em um acordo de troca de bens e serviços por dinheiro e, como resultado, executa uma transação financeira completa. Este acordo é geralmente na forma escrita, ou também pode ser celebrado verbalmente, e os termos da transação são escritos e registrados em um recibo e fatura. Ambos os documentos são os documentos de origem para uma transação financeira. O objetivo de ambos os documentos é registrar as transações contábeis para contabilizar o recebimento e a solicitação de pagamentos.

Recibo

O recibo é um documento que dá a confirmação de que o pagamento foi efetuado pelo comprador para concretizar a venda. Na maioria dos casos, o recibo é considerado como uma prova de propriedade dos produtos para o comprador de um produto. Os detalhes dos bens e serviços, como preço, cobrança de impostos , descontos permitidos, créditos e forma de pagamento, são mencionados no recibo. Por exemplo, quando você compra gasolina para seu veículo em um posto de gasolina, você recebe um recibo de um vendedor no qual são fornecidas informações de contato detalhadas de um vendedor, mas as informações relacionadas ao comprador são limitadas ou não estão incluídas nesse documento.

Fatura

A fatura, por outro lado, é considerada como um documento com solicitação de pagamento. É também conhecida como fatura da venda de produtos ou serviços. Este documento é geralmente preparado pelo vendedor ou vendedor, que fornece bens e serviços a um cliente. O vendedor menciona o número de serviços ou produtos fornecidos por ele naquele pedaço de papel, junto com seu preço de venda, cobrança de impostos , desconto oferecido e o preço total líquido. Além disso, outras informações, como número da fatura , nome da pessoa que vende as mercadorias, programas especiais de venda oferecidos aos clientes e informações de crédito, também são incluídas na fatura.

Por exemplo, no caso de compras a crédito, você pode ter visto que está declarado em muitas faturas que um desconto especial será oferecido se um cliente fizer o pagamento dentro de 10 dias da compra do produto, e que o pagamento por um produto ou serviço pode ser feito dentro de 20 ou, em alguns casos, 30 dias após a venda. As informações de contato de um vendedor, incluindo nome, número de telefone, endereço, número de fax ou endereço de e-mail, também são mencionadas na fatura. Além dessas informações, os detalhes de contato de um comprador e o momento da venda também são mencionados em uma fatura. No entanto, certifique-se de não confundir a fatura com o Pedido de Compra (comumente conhecido como PO), que é um documento escrito por um comprador ao vendedor, no qual é feita a autorização de condições de pagamento junto com a entrega ou remessa de mercadorias.

Destinatários e Emissores destes Documentos

O destinatário dos recibos é o cliente ou cliente que efetua o pagamento e, por consequência, recebe um documento (recibo) para confirmação de que o pagamento foi efetuado. Por outro lado, as faturas são geralmente emitidas pelo fornecedor de bens e serviços, por exemplo, um médico emite uma fatura para o paciente pelos serviços prestados por eles, e um garçom emite uma fatura (comumente conhecida como conta) para as pessoas quem janta em um restaurante.

Objetivo da Fatura e Recebimento

Quando um vendedor precisa fazer uma solicitação de pagamento a um comprador, ele cria uma fatura. O Invoice acompanha as vendas, possibilita a entrega tranquila de mercadorias e serviços, além de auxiliar a gestão da empresa a manter um melhor controle do estoque. É uma parte muito útil do documento de origem para a gestão, pois também acompanha as receitas futuras esperadas, ajuda a manter um bom relacionamento profissional com o cliente, oferecendo-lhes condições especiais, como descontos no pagamento antecipado ou prazo prolongado de pagamento. Os recibos, por outro lado, são utilizados pelos clientes como documento-fonte para indicar que efetuaram o pagamento de determinados bens e serviços, especialmente no caso de bens defeituosos ou em que os serviços não foram prestados.