Uma série de decisões tomadas por uma organização têm implicações de aquisição que podem afetar drasticamente o custo geral de tomar uma determinada decisão. Aquisição envolve processos como a escolha de um fornecedor, definição de termos de pagamento, verificação estratégica, negociação de contratos e compra de bens e serviços. Está relacionado à aquisição ou aquisição de todos os serviços e bens que são importantes para uma organização.

No setor privado, o processo de compras é considerado uma função de nível estratégico que auxilia na melhoria da rentabilidade de um negócio. Não só agiliza os processos e diminui o preço geral das matérias-primas, mas também permite que as organizações identifiquem as melhores fontes de abastecimento. Em suma, é útil para garantir um resultado final sem problemas.

No setor público, executivos de alto nível são responsáveis ​​por reduzir os resultados financeiros. Apenas alguns funcionários gerenciam a função de compras, o que aumenta a probabilidade de corrupção neste setor. É por isso que é necessário aumentar a produção geral de uma empresa. Por exemplo, o pessoal pode ser treinado para aumentar sua eficiência e melhorar a qualidade de seu serviço, como resultado, a produção pode ser melhorada.

Com o passar do tempo, vários termos foram introduzidos em torno de consultoria de licitações, propostas e grande gestão, incluindo uma série de siglas associadas a aquisições. Poucas empresas estão cientes desses termos, mas sendo empresário ou proprietário de uma pequena empresa, se você deseja administrar com eficácia a prontidão do comprador para comprar, é importante conhecer seus objetivos. Os exemplos incluem RFI (Solicitação de Informações), EOI (Manifestação de Interesse), RFP (Solicitação de Proposta), RFT (Solicitação de Proposta) e RFQ (Solicitação de Cotação). Cada um desses termos tem um propósito especial na função de compras.

EOI e RFP são os termos usados ​​com mais frequência na função de compras e cada um deles tem uma função específica na agilização de todo o processo. Muitos indivíduos confundem esses termos durante a execução dos processos. Para ter uma ideia melhor de como eles diferem, é importante saber o que esses termos significam.

EOI (manifestação de interesse)

A Expressão de Interesse (EOI), também conhecida como Registro de Interesse (ROI), tem uma função semelhante à de Solicitação de Informações (RFI). É usado como um processo de seleção nas fases iniciais de aquisição, de modo a criar uma Solicitação de Proposta formal e mais específica ou RFT (uma etapa posterior na função de aquisição). Quando uma empresa lança um EOI, é necessário estimar a capacidade de um mercado de fornecer ou coletar mais informações antes de passar para o RFT. É improvável que uma empresa que faça uma compra nomeie um empreiteiro por meio de EOI. Para que isso aconteça, um processo deve progredir até atingir RFT.

EOI é um tipo de concurso público que permite a qualquer empresa se apresentar. Isso dá origem a uma competição acirrada e oferece o benefício de permitir que fornecedores novos e potenciais garantam seu trabalho. Porém, nos contratos de construção, é amplamente criticada por atrair fornecedores não adequados para o contrato, o que resulta em perda de tempo, dinheiro e esforço.

O anúncio que solicita uma EOI deve incluir uma descrição da entidade contratante, descrição do contrato (como orçamento e escala), tipo de contrato, rota de aquisição, termos e condições, endereço de envio e prazo e outros detalhes (incluindo informações de contato , descrição da organização, capacidade técnica e experiência relacionada, disponibilidade de pessoal e sua experiência, etc.)

RFP (solicitação de proposta)

Por outro lado, RFP, também conhecido como Request for Offer (RFO), é um documento que pode ser facilmente modificado. É usado principalmente quando um comprador está procurando uma resposta baseada em solução para cumprir seus requisitos e nos casos em que outros fatores (excluindo o preço) são centrais para a avaliação de cada oferta. Ele também é usado em situações em que não há soluções ou especificações claras disponíveis e o departamento de compras está em busca de uma série de inovações e opções. Esses instrumentos são mais flexíveis que o RFT (que normalmente possui soluções ou especificações bem definidas). A RFP é usada principalmente nos serviços profissionais onde uma solução não pode ser definida facilmente.

Uma RFP contém informações básicas sobre a organização e sua linha de negócios. A solicitação consiste em especificações que explicam as soluções que a organização está buscando. Além disso, também inclui os critérios de avaliação de como as propostas são classificadas, uma declaração de trabalho que descreve as tarefas a serem executadas por um licitante que vence o contrato e o prazo para concluir o projeto.

Uma RFP geralmente é criada devido à natureza complexa de um projeto. As empresas podem se beneficiar de vários licitantes ao buscar uma solução bem integrada de vários fornecedores. Por exemplo, se uma empresa está planejando mudar seu negócio de um ambiente baseado em papel para um ambiente baseado em computador, ela pode solicitar uma proposta de software e hardware, além do treinamento necessário para instalar e integrar novos sistemas ao negócio .

No setor público, as entidades podem emitir uma RFP para a criação de um concurso aberto, a fim de reduzir o custo de uma solução. No entanto, deve-se observar que a RFP mais próxima das especificações pode não ser necessariamente aquela com o preço mais baixo. Ao aceitar uma proposta, as empresas devem realizar uma análise de custo-benefício para garantir que o custo não supere os benefícios.

Diferenças

A seguir estão algumas das diferenças entre EOI e RFP:

• Diferentes níveis de aquisição

EOI é freqüentemente executado no nível inicial de aquisição. Ele pode ser liberado nos casos em que o comprador está procurando insumos da indústria para avaliar os requisitos que eventualmente entrariam no mercado em estágios posteriores. Conforme já discutido, a RFP normalmente é a próxima etapa; em que, o comprador busca abordagens baseadas em soluções para a entrega de produtos ou serviços.

• Estágios de EOI e RFP

EOI geralmente tem vários estágios. É usado para pré-selecionar potenciais fornecedores ou fornecedores antes de buscar propostas abrangentes de proponentes que estão pré-selecionados. Ao contrário, a RFP pode ter um único estágio ou vários estágios.

• Quando EOI e RFP são usados?

EOI é usado nos casos em que as informações exigidas (dos proponentes) são específicas, mas não há garantia de que um fornecedor será capaz de fornecer serviços e bens de acordo com os requisitos. Além disso, nos casos de EOI, os compradores não possuem informações suficientes para compor uma solicitação detalhada. Por outro lado, uma RFP é utilizada nos casos em que o requisito está devidamente definido, mas a empresa está em busca de uma solução flexível ou inovadora. Em outras palavras, um comprador procura envios orientados para a solução para cumprir os requisitos.

É muito importante estar atento aos diferentes níveis dos processos de compras para tomar decisões efetivas por meio do fluxo sistemático de informações. Ter uma compreensão clara desses termos e por que eles são usados ​​no processo permite que uma empresa agilize seus processos e obtenha uma visão mais profunda de toda a função de compras.