O cerne da contabilidade é a apresentação das transações financeiras de uma forma estruturada que a torna facilmente compreensível para o leitor. Existem três elementos básicos da equação contábil, ou seja, ativos, passivos e patrimônio líquido . A equação é a seguinte:

Ativos = Passivos + Patrimônio do Proprietário

O patrimônio líquido é derivado da soma do investimento realizado pelos proprietários e da receita auferida pelo negócio e, a seguir, deduzida do total as despesas e resgates. Portanto, despesas e receitas fazem parte do patrimônio líquido. No geral, há quatro categorias principais nas quais os itens das demonstrações financeiras se enquadram, ou seja, receita, despesa, ativo e passivo. A receita e o ativo representam a entrada de recursos em um período atual ou em um período futuro. Despesa e responsabilidade são o oposto; eles representam a saída de dinheiro no período atual e futuro. Mas, isso não significa que despesa e responsabilidade sejam a mesma coisa. Eles são diferentes uns dos outros porque os componentes que se enquadram nessas duas categorias têm características e recursos diferentes.

Responsabilidade

A responsabilidade é uma obrigação ou dívida que uma empresa assume para o bom funcionamento de suas operações. Existem passivos de longo prazo e passivos circulantes. O passivo circulante geralmente deve ser pago no período de um período contábil; ao passo que os passivos de longo prazo devem ser reembolsados ​​em um período de mais de um período contábil. Os passivos de longo prazo são liquidados ao longo do tempo por meio da transferência de benefícios econômicos, como bens, dinheiro ou serviços. O passivo inclui contas a pagar, hipotecas, debêntures, empréstimos, despesas acumuladas ou imposto diferido passivo, etc.

A responsabilidade é um aspecto importante do negócio que financia grandes investimentos para manter as operações em funcionamento. Também permite transações eficientes entre empresas. Por exemplo, se uma empresa fornece serviços de engenharia para empresas de petróleo para a extração de petróleo, um passivo não exige que o pagamento seja feito imediatamente. Em vez disso, uma empresa de serviços envia uma fatura pelos serviços prestados para tornar mais fácil para a empresa de petróleo fazer um pagamento em uma data posterior. Portanto, a responsabilidade é, na verdade, uma quantia pendente devida pela empresa por um bem ou serviço que recebeu, mas ainda não pagou. Um fornecedor pode fornecer os bens ou serviços agora, mas as empresas pagam por eles em uma data posterior acordada.

Despesa

Uma despesa é basicamente um custo incorrido por uma empresa ou dinheiro gasto para obter receita com a venda de seus produtos ou serviços. As despesas diminuem o patrimônio líquido, mas são usadas para gerar receita. O tipo comum de despesas incluídas nas demonstrações financeiras de uma empresa são os salários dos funcionários, depreciação, juros sobre um empréstimo, aluguel, despesas com serviços públicos, custo de marketing, custo de seguro para pesquisa e desenvolvimento e outras despesas operacionais. Esta categoria também inclui um valor em dinheiro que é dado a um vendedor ou funcionário de uma empresa para entretenimento do cliente, alimentação, hospedagem, viagem, etc.

Uma despesa é incorrida por uma empresa no período corrente e seu pagamento é feito no momento em que é incorrido. As despesas são registradas na demonstração do resultado das empresas, reduzindo o valor do lucro auferido por uma empresa. Quanto maiores as despesas, menor será o lucro. Portanto, é importante que todas as empresas monitorem suas despesas regularmente para garantir que não excedam suas receitas drasticamente. Também é importante manter um controle sobre as despesas, principalmente quando as vendas estão lentas, o que consequentemente diminui a receita. Isso evitaria que a empresa sofresse prejuízos no período.

Diferença entre responsabilidade e despesa

A seguir estão algumas diferenças entre um passivo e uma despesa:

Horários

Conforme já discutido, uma das principais diferenças entre passivo e despesa é o tempo. Uma das características do passivo é que pode ser pago dentro de um exercício ou em mais de um exercício. Os benefícios de um passivo são recebidos no período corrente, mas devem ser pagos em uma data fixa no futuro. Por outro lado, as despesas devem ser pagas à medida que são incorridas, porque a finalidade das despesas é auferir receita no período corrente.

Recompensa

A recompensa recebida ao incorrer em despesas é instantânea; ao passo que a recompensa de passivos é obtida ao longo de um período de tempo, à medida que é incorrida, para ser reembolsada em uma data posterior.

Item da declaração de renda vs. item do balanço

A demonstração do resultado é uma demonstração financeira que apresenta o desempenho financeiro de uma empresa durante um período contábil específico. Inclui todos os itens incorridos para executar atividades operacionais e não operacionais no corrente. Portanto, as despesas são incluídas na demonstração do resultado.

O balanço, por outro lado, também é chamado de demonstração da posição financeira porque mostra a posição financeira de uma empresa em uma determinada data após a contabilização do capital, ativos e passivos do negócio. Esta é uma das principais demonstrações financeiras para os stakeholders, principalmente para os investidores, porque dá conta do que o negócio atualmente possui e deve, juntamente com o valor investido pelos acionistas. Assim, o passivo é apresentado no balanço patrimonial porque é o valor devido pela empresa pelos benefícios que obteve no período corrente.

Despesas de folha de pagamento vs. passivo de folha de pagamento

Despesas com folha de pagamento são as despesas totais pagas aos funcionários de uma empresa como salários em troca de seus serviços. Essas despesas são adicionadas ao resultado de uma empresa. No entanto, essas despesas são convertidas em passivos se não forem pagas, sob a forma de empréstimo. Se um salário for pago no vencimento, torna-se uma despesa do período contábil, mas se não for pago, torna-se um passivo.

Outros

Os passivos também podem ser despesas, por exemplo, faturas de cartão de crédito, em que os serviços são usados ​​no período atual, mas o pagamento por esses serviços é feito em uma data posterior. A fatura do cartão de crédito geralmente é recebida no mês seguinte. Portanto, o pagamento efetuado, neste caso, é para a fatura do mês anterior. A utilização do cartão de crédito acarreta um passivo de um mês, devendo ser pago assim que a fatura for recebida.

Por outro lado, no caso de um empréstimo, uma parte é uma despesa, enquanto a outra parte é um passivo. Por exemplo, a taxa ou juros é uma despesa, mas o valor principal que deve ser pago no período futuro é um passivo.

Portanto, saber a diferença entre despesas e passivos é muito importante para todo contador e estudante de contabilidade porque há uma linha tênue entre esses dois componentes. Se você fizer uma despesa e não pagar imediatamente, não será sua, mas uma obrigação que será paga em uma data posterior. Um exemplo pode ser uma apólice de seguro em que você não paga o prêmio do seguro até o final do ano. Além disso, se uma transação financeira não for contabilizada corretamente, pode ter um efeito material nas demonstrações financeiras e não apresentará um quadro completo da situação financeira. Isso afetará adversamente a reputação de uma empresa e também pode resultar na perda da confiança dos acionistas envolvidos.